走红毯，开party，电竞赛事，农贸产品展览…..这些活动在参与者眼里非常有趣迷人，但活动运营或许不会这么认为，因为它们需要大量的工作才能够完成。

• 确定活动的开始日期、持续时间和截止日期
• 确定活动内容符合主题公司目标
• 与供应商和客户谈判合同
• 维持活动预算
• 解决事件期间发生的任何客户的问题。

一名活动策划在日常的工作中经常会遇到时间紧、任务重的情况；每个环节都需要照顾到，生怕哪个环节出了篓子；还有业绩指标也承担。在管理整个活动的同时必须处理所有这些问题，可以说这是一个事无巨细的工作了。

项目管理与活动运营之间有什么相似之处？

活动运营说是这么说，其实它还有策划的活儿需要承担。活动运营策划必须管理活动的方方面面，从最初的概念构想到活动的圆满结束。这群人像是一个大管家，因为他们必须处理他们无法控制的事情，比如突然的恶劣天气条件，航班延误或者停电。

活动运营策划其实和项目管理非常相似，它们都需要让项目/活动成功交付；它们都需要通过制定目标来让项目/活动变得井井有条；同时它们也都依赖于项目团队，财务团队，营销团队，生产团队和许多其他人的共同努力才能按时交付项目。

以下是一些实例：

• 财务团队制定准确的预算
• 客户关系管理团队确定客户需要
• 销售团队管理付款和票证
• 营销团队推广活动

如何用项目管理的思维去做活动运营？

您可以从以下6个步骤着手：

1、设置目标

首先，您可以设定一个可用数字衡量的目标，比如本次活动需要邀约200名参与者，也可以设定一个营销目标，比如售出商品500份。

但无论您选择什么目标作为项目的开始，您都需要使用像Tracup这样的工具来帮助您衡量实现这些目标的进度。

Tracup是一款出色的轻量级一体化项目管理平台，它可以让您用一个平台管理所有工作事务，它能够为各种规模的企业团队提供解决方案。

现在，我们开始用Tracup设置活动目标。Tracup为企业运营部门推出了【活动运营】模板，运营人员可以通过此模版完成活动运营的推进及复盘，可以提高运营团队的工作效率以及多部门联动时的信息和状态同步。

如果想要合理地管理活动，您需要将一个个任务目标分解为较小的子任务，并为其分配截止日期。比如，要确保场地安全，您需要：

• 确定场地位置
• 实地考察场地
• 与场地负责人签订合同
• 提交付款

Tracup的【活动运营】模板可以帮您做到上述的所有操作：

您需要做的就是在Tracup中创建一个任务，并将任务分配给单个受托人、多个受托人或一个团队。 您还可以为任务添加截止日期。Tracup还允许您创建简单的任务清单，并将待办事项分配给特定的团队成员。

2、量化目标

现在，您的任务和截止日期已经安排就位，您需要设置通过数字量化目标。

您量化的过程可能是在活动预售以前售卖500件商品，也可能是在活动结束后在社交平台上收获100名粉丝。

使用Tracup的甘特图视图，任务将聚焦于时间维度。它可以在可调整的时间轴上管理并量化目标，通过输入百分比来实时调整进度，确保您确切地知道项目目前所处的位置。

3、通过团队合作让活动转起来

要组织一个成功的活动，你需要确保每位成员的职责。我的建议是：活动负责人需要与每个部门沟通项目计划并设置每周团队会议将使每个人都保持在同一页面上并促进团队协作。这样，如果您正在举办营销活动，您的团队成员就可以轻松合作，并推出精彩的活动。

Tracup的【活动运营】模板，您还可以为每个项目设置指派人。通过这种方式，每个人都可以快速知道自己目前所处的阶段，以及自己需要扮演的角色。

您的活动团队还需要一种快速沟通的方式。使用Tracup的评论界面，您的团队可以讨论任何事情，准备即将到来的任务。

Tracup的【活动运营】模板中还支持您创建共享文档，当发生特殊情况，成员无法面对面参与会议时，可以借用文档交流所有活动的细节内容。当然，在正常会议流程下，您可以为每周会议设置日程安排，以确保与会人员的到会率。

4、追踪活动进度

专业的活动运营人员一定了解跟踪项目进度和关注截止日期的重要性。

跟踪活动进度将有助于您的活动团队随时确认自己剩余的工作量以及目前进度是否能赶上最后期限。此外，当您的客户加入项目时，他们 也可能够了解到活动的具体流程安排。

Tracup使进度跟踪变得轻而易举。

自定义您的任务状态，您可以向活动项目添加不同的阶段，例如“活动策划阶段”、“活动准备阶段”和“活动执行阶段”。这样，您就可以创建适合自己团队工作流程。

如果您需要检测团队成员的任务完成情况，使用概览组件吧。

在概况界面，您可以查看概览报表、新增问题及解决问题趋势、人员工作进度(指派人)、各类型问题统计、各版本问题统计等详细数据，Tracup也对这些任务数据进行了全局统计。

5、灵活应对突发事件

作为活动的负责人意味着你需要对任何失误，瓶颈和挑战做出相应。而听取团队成员的意见会让让容错率有大幅度提升。这对于活动运营非常重要，因为任何事情都可以在最后一刻产生变化，活动中我们不喜欢有太多变化，但得习惯这些变化。

而Tracup作为一款出色的轻量级一体化项目管理平台，它为各种规模的团队都提供了丰富且灵活的视图以供使用：

• 列表视图： 在具有自定义字段、状态、标签等的列表上管理活动。
• 看板视图：查看团队成员正在做什么，已经做了什么，以及谁有空闲时间做更多的事情。
• 日历视图：拖放以安排发布任务，轻松管理日历上的开始日期和结束日期。
• 表格视图：在表格上规划和安排任务的次序与优先级，以确保没有人精疲力竭。
• 甘特图：提前安排可能发生的事件，一目了然地查看进度。

6、总结复盘

当活动结束后，您可能需要安排自己的团队与客户会面，讨论活动中的细节，以及有哪些方面需要改进。为了使这个过程变得更容易，您应该要求团队成员将本次活动产出的物料保存下来。

说到做笔记，Tracup的【文件】组件是一个大容量的免费云空间，它可以让您的活动团队实时上传本次活动拍摄的照片、写下的报告……将精彩的瞬间保存下来，好好地做一个收尾吧！

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你不是做不好，你只是缺少引导

有没有一个合理的组织正是草台班子和正规军的区别。

Tracup所具有强大的项目管理功能，可以帮助您组织一场良好，成功的活动。立即免费试用Tracup吧，来体验一个可以帮助您组织一生的活动的工具！

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